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KI im Unternehmen – für E-Mails und Dokumente, mit menschlicher Freigabe

In PDFs, E-Mails, Rapporten und Listen stecken Informationen, die heute von Hand gesucht, abgetippt und geprüft werden. KI kann diese Informationen erkennen, strukturieren und für den nächsten Schritt vorbereiten. Wir setzen KI dort ein, wo sie eine klar begrenzte Aufgabe zuverlässig übernimmt – und dort nicht, wo eine fachliche Entscheidung nötig ist.

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Kostenloses Erstgespräch · ca. 30 Minuten

KI bereitet vor. Der Mensch behält die Kontrolle.

Wofür KI im KMU sinnvoll ist

  • E-Mails einordnen: Anfrage, Rechnung, Reklamation oder Termin – und an die richtige Stelle weiterleiten.
  • Daten aus Dokumenten auslesen: Positionen, Mengen, Daten und Projektnummern aus PDFs, Lieferscheinen oder Rapporten.
  • Dokumente vorbereiten: Entwürfe für Antworten, Zusammenfassungen oder Berichte, die Ihr Team prüft und anpasst.
  • Unterlagen zusammenführen: Informationen aus mehreren Dokumenten pro Projekt oder Kunde bündeln.

Drei Grundsätze

  1. 1

    Klar begrenzte Aufgaben

    KI übernimmt einen definierten Schritt, nicht den ganzen Prozess.

  2. 2

    Der Mensch gibt frei

    Preise, Mengen für die Abrechnung und Entscheidungen gegenüber Kunden prüft eine Person.

  3. 3

    Messbar und nachvollziehbar

    Unsichere Ergebnisse werden markiert; was die KI erkannt hat, bleibt sichtbar.

So gehen wir vor

  1. 1

    Anwendungsfall und Dokumenttypen klären, Beispieldokumente sammeln.

  2. 2

    Datenschutz und Datenfluss festlegen: welche Daten, welcher Dienst, wo verarbeitet.

  3. 3

    Mit echten Beispielen testen und die Grenzen ehrlich ausweisen.

  4. 4

    In den bestehenden Ablauf einbauen, inklusive Prüfung und Freigabe.

Aus der Praxis

Für einen Armierungsbetrieb ist ein Konzept in Ausarbeitung: Stahllisten werden gesammelt, automatisch gelesen und strukturiert; unsichere Fälle gehen zur Prüfung statt weiter. Preise und Mengen werden nach Regeln berechnet – nicht von der KI.

Status: Analyse abgeschlossen · Konzept · Projekt 03 auf der Praxis-Seite

Preis

Individuelle Offerte nach Bedarfsklärung – abhängig von Dokumenttypen, Menge und gewünschter Prüfung.

Als Einstieg eignet sich der Process & Automation Check (CHF 890).

Alle Preise und das Vorgehen

Häufige Fragen

Was passiert mit unseren Daten?

Vor dem Start legen wir fest, welche Daten verarbeitet werden, welche Dienste beteiligt sind und wo die Verarbeitung stattfindet. Besonders schützenswerte Daten klären wir gesondert.

Wie zuverlässig ist das?

Das hängt stark von Qualität und Vielfalt der Dokumente ab. Deshalb testen wir mit Ihren Beispielen und planen eine Prüfung für unsichere Fälle ein, statt Fehlerfreiheit zu versprechen.

Ersetzt KI Mitarbeitende?

Nein. Sie nimmt Abtippen und Suchen ab. Prüfen, entscheiden und mit Kunden sprechen bleibt bei Ihrem Team.

Brauchen wir dafür eine eigene KI-Lösung?

Meist nicht. Wir nutzen bestehende KI-Dienste und binden sie in Ihren Ablauf ein.

Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen?

Ob Ablauf, Automation oder Website: Wir klären, was Sie erreichen möchten und ob RHYOPS der passende Ansprechpartner ist. Unverbindlich.

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