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Prozesse automatisieren – Routine weg, Entscheidungen bleiben bei Ihnen

Viele Arbeitsschritte im Büro sind jeden Tag gleich: Angaben aus einer E-Mail übertragen, einen Vorgang anlegen, eine Standardnachricht verschicken, ein System nachführen. Wir automatisieren solche klar definierten Schritte und binden sie in Ihre bestehenden Abläufe ein. Wo eine Entscheidung nötig ist – ein Preis, ein Termin, eine Rechnung –, gibt weiterhin ein Mensch frei.

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Kostenloses Erstgespräch · ca. 30 Minuten

Routine läuft automatisch. Entscheidungen bleiben beim Menschen.

Typische Abläufe, die sich automatisieren lassen

  • Anfragen: E-Mail oder Formular wird erkannt, die Angaben landen strukturiert im richtigen System.
  • Offerten und Aufträge: Aus geprüften Angaben entsteht ein Entwurf, statt alles neu abzutippen.
  • Rechnungen: Erbrachte Leistungen werden für die Rechnung vorbereitet und zur Freigabe vorgelegt.
  • Standardkommunikation: Bestätigungen, Terminvorschläge und Erinnerungen gehen automatisch, mit Ihren Texten.
  • Freigaben: Wer was wann freigeben muss, ist klar geregelt und nachvollziehbar.

So gehen wir vor

  1. 1

    Ablauf abgrenzen

    Was genau soll automatisch laufen, was bleibt Handarbeit?

  2. 2

    Umfang schriftlich festlegen

    Beteiligte Systeme, Ausnahmen und Abnahme stehen vor dem Start fest – zum Fixpreis.

  3. 3

    Umsetzen und testen

    Zuerst mit Testdaten, dann mit Ihrem Team.

  4. 4

    Einführen

    Kurze Einweisung, Dokumentation des Ablaufs.

  5. 5

    Betreiben

    Auf Wunsch betreuen wir die Automatisierung im laufenden Betrieb.

Unser Grundsatz

Ein automatisierter schlechter Prozess bleibt ein schlechter Prozess. Wenn der Ablauf selbst unklar ist, schlagen wir zuerst den Process & Automation Check vor.

Aus der Praxis

Für einen Reinigungsbetrieb ist der Ablauf von der Kundenmail bis zum Auftrag technisch umgesetzt: Eingehende Mails werden eingeordnet, die Kalkulation stützt sich auf hinterlegte Preisregeln, Offerte und Auftrag entstehen im Buchhaltungssystem. Termin, Preis und Rechnung gibt die Geschäftsführung frei.

Status: Technische Umsetzung im Test · Projekt 01 auf der Praxis-Seite

Preis

Workflow-Automation: ab CHF 1'900 pro klar abgegrenztem Workflow, Fixpreis.

Digitalisierungsprojekt mit mehreren Schritten oder Systemen: ab CHF 4'900, Fixpreis.

Betreuung im Betrieb: RHYOPS Care Start ab CHF 190 pro Monat.

Alle Preise und das Vorgehen

Häufige Fragen

Welche Programme lassen sich verbinden?

Viele gängige Programme wie Microsoft 365, Buchhaltungs- und CRM-Systeme bieten Schnittstellen. Ob und wie Ihr System angebunden werden kann, prüfen wir vor der Offerte.

Was passiert, wenn etwas nicht automatisch erkannt wird?

Unklare Fälle gehen gezielt an eine Person zur Prüfung, statt falsch weiterzulaufen.

Brauchen wir neue Software?

In der Regel nicht. Wir verbinden und ergänzen bestehende Systeme, statt sie zu ersetzen.

Wer ist zuständig, wenn sich etwas ändert?

Sie erhalten eine Dokumentation des Ablaufs. Für Anpassungen und Betrieb gibt es RHYOPS Care; Zusatzarbeiten verrechnen wir nach Aufwand (CHF 120/h).

Nicht sicher, wo Sie anfangen sollen?

Ob Ablauf, Automation oder Website: Wir klären, was Sie erreichen möchten und ob RHYOPS der passende Ansprechpartner ist. Unverbindlich.

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